Cerchi un responsabile eventi?

Un responsabile eventi si occupa di tutte le aree dedicate agli eventi di un hotel o resort, ad esempio sale riunioni, sale da ballo, sale per banchetti e aree a bordo piscina. Sa perfettamente come organizzare matrimoni, conferenze e riunioni, ed è chiamato anche organizzatore di eventi, event planner o coordinatore di eventi.

La persona che svolge questo ruolo è in grado di pianificare e organizzare un evento dall’inizio alla fine, in base alle singole occasioni e ai diversi budget a disposizione. Conosce le norme e i regolamenti e sa come fare per ottenere permessi speciali per un evento.

Descrizione delle funzioni di un responsabile eventi

Puoi adattare la seguente descrizione alle necessità specifiche del tuo hotel / ristorante e alle tue aspettative per questo ruolo. Non esitare a copiarla e modificarla per creare la tua offerta di lavoro.

Come nostro responsabile eventi, sai dove trovare i gigli per la sposa e il miglior champagne per il ricevimento. Riesci a far collaborare con successo i team di food & beverage, front office e pulizia per la pianificazione e l’esecuzione di ogni evento. Gran parte del tuo lavoro è di supervisione, ma sei perfettamente in grado di elaborare e inviare ai clienti proposte per i loro eventi.

Il nostro responsabile eventi sa come garantire eventi strepitosi, che saranno ricordati per sempre dai clienti. Hai inoltre eccellenti doti di vendita e marketing per la prenotazione di tutti i nostri locali. Cerchiamo una persona amichevole con fantastiche capacità comunicative, relazionali e di pianificazione.

Quali sono i compiti e le responsabilità chiave di un responsabile eventi?

Ricevere ed elaborare prenotazioni per eventi, congressi e riunioni.
Preparare e inviare preventivi ai clienti, in base alle loro esigenze e requisiti.
Comunicare costantemente con i clienti e risolvere sempre ogni loro dubbio.
Ricevere gli ospiti al loro arrivo in hotel/resort, e monitorare tutte le operazioni logistiche per i servizi esternalizzati.
Collaborare con gli altri reparti dell’hotel o del resort, ad esempio food & beverage e front office, oltre che con i fornitori esterni.
Fornire assistenza agli ospiti durante l’evento per assicurarti che tutto proceda senza intoppi.
Preparare la fatturazione finale per i clienti alla fine degli eventi programmati.
Prenotare ed effettuare visite (commerciali) e assaggi presso l’hotel o il resort per i clienti potenziali.
Offrire assistenza occasionale ad-hoc nel giorno del matrimonio, della riunione e del congresso, ad esempio organizzare trasferimenti in bus, taxi e altre attività logistiche.

Quali competenze sono richieste a un responsabile eventi?

La persona che svolge questo ruolo deve soddisfare i seguenti requisiti:

Vendita e marketing per eventi.
Lavoro di squadra e collaborazione con le parti interessate, interne ed esterne.
Affinità con eventi di diverso budget, tipo e capacità.
Avanzate competenze logistiche, di pianificazione e creative.
Controllo dei preventivi e dei costi.
Eccellenti doti comunicative in 1-2 lingue straniere.
Comprovate capacità di leadership e organizzative.
Coerente e con cura per i dettagli.
Abbastanza flessibile per effettuare modifiche dell’ultimo minuto quando necessario.

Quali sono le condizioni di lavoro solite di un responsabile eventi?

Il ruolo di un responsabile eventi è un lavoro a tempo pieno, che potrebbe richiedere di trattare con ospiti esigenti. Parte della giornata viene trascorsa in piedi in attività di supervisione, e il resto del tempo va dedicato a compiti amministrativi, come preventivazione e pianificazione dietro una scrivania. Come altre posizioni all’interno del settore turistico e alberghiero, il lavoro di un responsabile eventi di un grande resort potrebbe essere molto diverso rispetto a quello in un piccolo hotel boutique.

Tieni presente che molti hotel offrono ai responsabili eventi opportunità di sviluppo, sconti notevoli e altri benefit. Assicurati di includere nell’offerta le condizioni di lavoro e i benefit, per dare maggiore chiarezza ai potenziali candidati e attrarre i migliori profili.

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