Devi assumere un agente di front office?

Un agente di front office garantisce un fantastico soggiorno degli ospiti presso l’hotel, il resort o la pensione.

Chiamato spesso addetto alla reception, guest relation agent / receptionist, è la prima persona che vedono gli ospiti al loro arrivo. Si assicura che tutte le modifiche alle prenotazioni siano effettuate in tempo e che le procedure di check-in e check-out vengano svolte efficacemente. Fare un’ottima impressione grazie alla propria cordialità e alle spiccate abilità sociali gli è naturale. Idealmente, una persona che ricopre questo ruolo deve amare il lavoro sempre a contatto con gli ospiti.

Descrizione delle funzioni di un agente di front office

Puoi adattare la seguente descrizione alle necessità specifiche del tuo hotel e alle tue aspettative per questo ruolo. Non esitare a copiarla e modificarla per creare la tua offerta di lavoro.

In qualità di agente di front office, sarai il punto di contatto dei nostri ospiti al loro arrivo e nel corso del loro soggiorno. Verificherai che le camere siano pulite prima dell’arrivo degli ospiti lavorando a stretto contatto con il servizio di pulizia. Il tuo compito è aiutare gli ospiti durante il check-in, fornire loro informazioni riguardo i servizi e le offerte di intrattenimento nella città, e assisterli con il check-out. Garantirai inoltre la sicurezza dell’edificio, assegnerai le camere, risponderai alle chiamate, consegnerai le chiavi delle camere e svolgerai compiti amministrativi e di fatturazione nel corso del tuo turno.

Cerchiamo una persona cordiale, organizzata e disponibile, disposta a fare il possibile per far sentire gli ospiti a casa durante il loro soggiorno.

Quali sono i compiti e le responsabilità chiave di un agente di front office?

Assicurarsi che le prenotazioni siano confermate prima dell’arrivo degli ospiti.
Accogliere gli ospiti (nazionali e stranieri) ed effettuare il check-in e il check-out.
Fornire agli ospiti un servizio eccezionale rispondendo alle loro domande e risolvendo i loro reclami in modo tempestivo e cordiale.
Dare informazioni su e garantire il rispetto delle regole dell’hotel.
Dare informazioni sulle strutture dell’hotel e sull’intrattenimento e attrazioni della città.
Svolgere vari compiti amministrativi, compresa l’elaborazione dei pagamenti, prenotazioni e fatturazione.
Rispondere al telefono e alle e-mail e trasferire gli ospiti agli altri reparti dell’hotel.
Consegnare le chiavi al check-in e ritirarle al check-out.
Collaborare con il servizio di pulizia per verificare regolarmente i report sullo stato delle camere.

Quali competenze sono richieste a un agente di front office?

La persona per questo ruolo deve soddisfare i seguenti requisiti:

Flessibile e organizzata, con un atteggiamento orientato ai clienti.
In grado di svolgere più compiti contemporaneamente, lavorare in modo indipendente e in team.
Con entusiasmo, un approccio proattivo e voglia di imparare.
In grado di svolgere compiti amministrativi, prenotazioni e comunicazione con l’aiuto di programmi informatici.
Parla più di una lingua e ha grandi doti comunicative, orali e scritte.
Risolve i reclami in modo efficiente e cordiale.
Ha un aspetto curato.

Quali sono le condizioni di lavoro classiche di un agente di front office?

Questo ruolo è spesso effettuato su turni, che potrebbero svolgersi in orario notturno e, a volte, potrebbe essere necessario trattare con clienti difficili. Viene svolto per la maggior parte del tempo dietro una scrivania, anche se alcuni compiti potrebbero essere svolti in piedi. Il ruolo richiede un aspetto curato ed è spesso svolto indossando un’uniforme.

Tieni presente che molti hotel offrono spesso ai loro agenti di front office opportunità di formazione e sviluppo, tariffe scontate e altri benefit. Assicurati di includere nell’offerta le condizioni di lavoro e i benefit, per dare maggiore chiarezza ai potenziali candidati e attrarre i migliori profili.

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