Checklist in 10 punti per la comunicazione in situazioni di crisi
“Nella gestione delle crisi, sii veloce con i fatti, rallenta con le colpe”
Leonard Saffir, ex vicepresidente esecutivo di Porter Novelli
La comunicazione è vitale per la gestione delle crisi. Come professionista delle Risorse umane, in caso di incidenti dovrai rivolgerti con estrema velocità al tuo pubblico più importante, il personale dell’organizzazione. Un evento preoccupante potrebbe trasformarsi in crisi nel giro di qualche ore o di qualche giorno. E, come tale, va affrontato internamente con estrema velocità e con la massima professionalità.
Come membro o come responsabile del reparto cui è affidata la cura delle persone che lavorano per l’organizzazione, dovrai ribadire al gruppo dirigente l’importanza di avere un buon flusso di comunicazione aziendale in questo momento critico. Perché? Perché, mantenendo informati i dipendenti:
- Li aiuterai ad attenuare eventuali ansie relative alla loro situazione lavorativa, perché l’incertezza sul futuro potrebbe causare preoccupazioni.
- Genererai fiducia all’interno dell’organizzazione, nei confronti della direzione e delle risorse umane.
- Li coinvolgerai, così che, non appena tutto tornerà alla normalità, il team sarà motivato e pronto a fare il possibile per una ripresa dell’azienda ancora più veloce.
Ci auguriamo che questa checklist ti sia utile e ti aiuti a minimizzare la diffusione di disinformazioni all’interno dell’organizzazione. E, soprattutto, ti aiuti a comunicare con il personale in modo utile ed efficace.
Accedi alla checklist in 10 punti per la comunicazione in situazioni di crisi per assicurarti di coprire tutti gli aspetti e seguire le migliori pratiche:
- Riconoscere la crisi nascente. Sta già succedendo?
- Avere un piano di comunicazione all’altezza della situazione.
- Cosa fare dopo l’emanazione delle dichiarazioni interne?
Troverai in basso i primi cinque punti da coprire entro le prime ore dell’attivazione del piano di crisi. Hai letto bene: ore. A seconda del tipo di crisi da affrontare, se causata da fattori interni o esterni, potresti avere meno di un’ora per rivolgerti ai soggetti interessati.
Ad esempio, durante una crisi esterna che coinvolge direttamente l’organizzazione, come il recente lockdown globale a causa della COVID-19, avrai poche ore a disposizione per informare i dipendenti della situazione. Ve bene non avere subito tutte le risposte ai loro dubbi e quesiti. Agisci onestamente. Fai sapere loro che l’organizzazione sta intervenendo, sta raccogliendo le informazioni necessarie e provvederà a un ulteriore aggiornamento.
In una crisi interna, come un incidente grave di un dipendente sul lavoro, avrai meno di un’ora per rispondere. Ancora una volta, potresti non avere tutte le risposte. Ma, in caso di incidenti plausibili, l’organizzazione deve avere protocolli chiari e un piano di comunicazione pronto prima che si verifichino tali situazioni. È buona prassi valutare ed esaminare le procedure di gestione delle crisi due volte l’anno. È un’operazione che ti darà maggiore serenità.
Da dove iniziare? Ecco cinque passaggi fondamentali da mettere in pratica in caso di crisi.
Valutazione: è un problema o una crisi? Quando un problema (in questo caso, la COVID-19) impedisce a un’organizzazione di continuare a operare efficacemente, diventa una crisi che richiede il pieno coinvolgimento della direzione.Definizione: raccogliere dati obiettivi Consultare fonti attendibili, quali l’Organizzazione Mondiale della Sanità, il Ministero della Salute, la Protezione Civile, e comunicati governativi ufficiali, per comprendere l’impatto potenziale della crisi sull’azienda. Creare un riepilogo per la direzione, che servirà anche a preparare una scheda interna con domande e risposte.
Coinvolgimento: informare i soggetti interessati Aiutarli a prendere decisioni consapevoli sui possibili scenari per l’organizzazione e sulla portata delle conseguenze per le operazioni aziendali. Prendere in considerazione tempistiche e diffusione delle sospensioni temporanee, della riduzione dell’orario di lavoro e di possibili blocchi completi.
Designazione: la catena di comando Stabilire chi prende le decisioni finali. Questa operazione farà risparmiare tempo prezioso ed eviterà eventuali confusioni se la crisi peggiora.
Riconoscimento: ammettere la presenza di una crisi È una regola d’oro quando arriva il momento di preparare la comunicazione. I dipendenti devono sapere cosa sta succedendo ed essere informati dai responsabili, per ridurre eventuali malintesi che potrebbero compromettere i rapporti tra azienda e dipendenti sul lungo periodo.
Ottieni l’intera checklist in 10 punti sulla comunicazione in situazioni di crisi di Hosco e salvala tra i materiali utili da usare in caso necessario (ci auguriamo che non debba mai succedere). Ti aiuterà a reagire velocemente e a mettere in pratica tutti i passaggi necessari per informare tempestivamente i dipendenti e coinvolgerli maggiormente nell’organizzazione.
