Come definire una politica di whistleblowing nell’ospitalità

Al giorno d’oggi è sempre più importante rispettare pratiche commerciali etiche nel settore dell'ospitalità, per cui dotarsi di una policy di whistleblowing è una modalità opportuna per garantire che il personale del settore alberghiero agisca in modo corretto in qualsiasi occasione. Si definisce whistleblower (segnalante) un individuo che rivela informazioni riguardanti pratiche scorrette passate, in corso o prevedibili in un'organizzazione. Il whistleblowing è uno strumento efficace per rivelare gli illeciti interni prima che il danno si diffonda all'interno e all'esterno dell'azienda. Definire una policy di whistleblowing è segno che il management dà importanza alla trasparenza.

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Che cos'è una policy di whistleblowing?

Per policy di whistleblowing si intende un documento ufficiale che ha l’obiettivo di creare uno spazio sicuro in cui i dipendenti del settore alberghiero e della ristorazione possano segnalare pratiche non etiche e/o illegali riscontrate sul posto di lavoro. Una policy di whistleblowing a livello aziendale lancia un messaggio importante, ossia che le violazioni delle norme etiche sono proibite e che i dipendenti hanno la libertà di segnalare gli illeciti al management. Ecco i requisiti principali che dovrebbe avere una buona policy di whistleblowing:

Imparzialità: una valida policy di whistleblowing garantisce che le segnalazioni vengano gestite equamente. L'imparzialità genera fiducia e incoraggia i whistleblower a farsi avanti.
Diffusione: la policy deve essere resa nota in tutta l'organizzazione per sensibilizzare i dipendenti sui loro diritti e doveri di segnalazione. La policy dovrebbe anche essere inclusa nel processo di onboarding dei nuovi assunti.
Compliance: assicurati che la tua policy sia conforme alle disposizioni legali vigenti nella giurisdizione in cui opera l'azienda. Ad esempio, se gestisci un hotel/ristorante in Spagna, Francia o Italia, la politica deve essere conforme alla direttiva UE sul whistleblowing.[1]
Coerenza: è importante che tutte le segnalazioni siano gestite con la stessa sensibilità e lo stesso rispetto. Una volta ricevuta la segnalazione, gli hotel devono agire con rapidità per indagare in merito e adottare le misure necessarie.
Protezione: qualora ai whistleblower sia richiesto di fornire ulteriori informazioni o di rinunciare all'anonimato, è necessario predisporre tutele adeguate. Una policy di whistleblowing che non offre protezione potrebbe non rivelarsi utile a causa del timore di ritorsioni.

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Chi è il whistleblower?

Per whistleblower si intende chiunque fornisca informazioni su attività illegali o non etiche all'interno di un'organizzazione. I whistleblower possono essere interni, come dipendenti e stagisti, o esterni, come fornitori, contractor e clienti. In genere, questa figura non è tenuta a indagare sul problema o a stabilire misure correttive; il suo contributo si limita alla segnalazione. Tuttavia, le può essere richiesto di fornire ulteriori informazioni nella fase investigativa.

Chi è l’ombudsman?

L’ombudsman è una terza parte indipendente che aiuta a risolvere i conflitti tra individui e organizzazioni. Questa figura è esperta di dinamiche organizzative e di gestione dei conflitti, il che le consente di individuare le cause delle controversie e di suggerire soluzioni praticabili. L'organizzazione oggetto della segnalazione di solito nomina un ombudsman, che tuttavia non rappresenta o promuove gli interessi dell'organizzazione come farebbe un avvocato, un mediatore o un responsabile delle risorse umane.

Come opera l'ombudsman

L'ombudsman aiuta il management di un'azienda a gestire le questioni problematiche in modo riservato e imparziale. Questa figura non solo dà modo ai dipendenti di esporre le proprie osservazioni in sicurezza senza timore di ritorsioni, ma svolge anche un ruolo di supporto al management per identificare le criticità sistemiche che riguardano l'ambiente di lavoro. Le raccomandazioni dell’ombudsman possono essere impiegate per elaborare o aggiornare la policy aziendale. Avvalendosi di questa figura, le imprese del settore alberghiero possono evitare di incorrere in azioni sindacali, controversie e danni alla reputazione.

Quali sono gli scenari che possono essere oggetto di whistleblowing?

Gli scenari che possono essere oggetto di whistleblowing variano da azienda ad azienda o da Paese a Paese. Nel Regno Unito, ad esempio, la legge consente il whistleblowing solo per motivi di interesse pubblico. Le rimostranze personali, come la discriminazione e il mobbing, non rientrano nel campo di applicazione del whistleblowing.[2]

Ecco alcuni scenari tipici che possono costituire oggetto di whistleblowing nel settore alberghiero:

Furto da parte di dipendenti
Procedure di pulizia inadeguate
Fornitura di beni di scarsa qualità
Spionaggio industriale
Pratiche contabili o di revisione discutibili
Divulgazione di informazioni
Carenza od omissione di controlli interni
Insider trading
Conflitti di interesse
Gravi violazioni della policy di gruppo
Collusione con i competitor
Pratiche di lavoro non sicure
Frode e corruzione
Sospetto di reato penale
Violazione di un obbligo legale
Messa in pericolo della salute e della sicurezza delle persone
Danno all'ambiente
Tentativo deliberato di insabbiare uno qualsiasi dei punti precedenti

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Perché un hotel dovrebbe avere una policy di whistleblowing

Dotarsi di una policy di whistleblowing è un obbligo nella maggior parte delle giurisdizioni. Nell'UE, ad esempio, le aziende con almeno 50 dipendenti sono tenute a predisporre canali interni per la segnalazione delle irregolarità. Ecco i motivi per cui le aziende del settore viaggi e del tempo libero dovrebbero adottare una policy di whistleblowing:

Promuove la trasparenza: una policy di whistleblowing dimostra ai dipendenti che il management è seriamente orientato alla trasparenza, che la condotta etica è un valore per l’azienda e che chi denuncia gli illeciti sarà tutelato.
Stabilisce standard di segnalazione: una policy sul whistleblowing descrive in dettaglio cosa bisogna fare per denunciare gli illeciti, indica i canali da utilizzare, dove effettuare la segnalazione e cosa attendersi in seguito.
Delinea la procedura di indagine: una policy di whistleblowing descrive le fasi da seguire nell’indagine su una violazione segnalata, in modo da garantire coerenza.
Previene perdite economiche e danni alla reputazione: una policy di whistleblowing può far sì che un'organizzazione adotti tempestivamente misure correttive, così da evitare cattiva pubblicità, linciaggio pubblico, sanzioni normative, costose cause legali e demotivazione dei dipendenti.
Favorisce l'assunzione di responsabilità: denunciare pratiche illegali o non etiche garantisce che le persone o i reparti responsabili della violazione siano chiamati a risponderne.

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Fonti

[1] The EU Whistleblowing Directive, https://www.whistlelink.com/the-eu-whistleblowing-directive/

[2] Whistleblowing for employees, https://www.gov.uk/whistleblowing/treated-unfairly-after-whistleblowing