Crea Un Manuale Per i Dipendenti Con La Nostra Guida in 10 Punti

Ogni volta che assumi uno o vari nuovi dipendenti, la cosa migliore da fare è aiutarli a inserirsi nel contesto aziendale nel modo più fluido possibile.  È qui che entra in gioco il manuale per i dipendenti del settore turistico e alberghiero. 

Si tratta di un documento che contiene tutte le informazioni di cui una persona che lavora per la tua azienda potrebbe avere bisogno. Ma, oltre a essere un punto di riferimento utile per i dipendenti, sarà anche uno strumento in grado di aiutarli a dare il meglio di sé nel loro nuovo ruolo. In questo articolo, ti parleremo dell’importanza di avere un manuale per i dipendenti indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, e ti daremo una panoramica dei punti da inserire per renderlo utile e conforme. La nostra checklist ti aiuterà a ideare la struttura e a gestirne i contenuti, dalla prima all’ultima pagina. 

Perché Adottare Un Manuale Per i Dipendenti Del Tuo Hotel o Ristorante? 

A causa della COVID-19, molti dei lavori appartenenti al settore turistico e alberghiero, compresi quelli di hotel, ristoranti e navi da crociera, hanno dovuto affrontare alcuni cambiamenti. Si è trattato per lo più di cambiamenti legati alle regole di igiene in generale, ai protocolli in materia di salute e sicurezza sul lavoro e alle linee-guida sulla gestione delle crisi (in inglese). Le varie leggi promulgate dai diversi stati per far fronte agli effetti della pandemia sulla popolazione generale hanno causato un impatto anche sul settore turistico e alberghiero. [1] 

È sempre più necessario, pertanto, aggiornare regolarmente il manuale per i dipendenti dell’azienda per renderlo conforme alle leggi locali e alle linee-guida internazionali, in costante evoluzione. Bisogna prestare particolare attenzione ad aggiornare il documento per i ruoli a contatto con il pubblico.  

Il tuo manuale per i dipendenti non dovrebbe essere messo a disposizione solo dei nuovi assunti, che sono attualmente molto richiesti a seguito della ripresa del settore dei viaggi e del tempo libero, ma anche agli attuali dipendenti, che dovranno adattarsi alla nuova normalità in continuo cambiamento. I nuovi assunti dovrebbero ricevere un manuale aggiornato in fase di inserimento in azienda, mentre gli attuali dipendenti dovrebbero ricevere regolarmente il manuale di volta in volta aggiornato, indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda del settore dei viaggi e del tempo libero. Un manuale dei dipendenti costantemente aggiornato ti consentirà di:

• Presentare l’azienda per iscritto a tutto il personale.
• Aiutare i dipendenti a capire esattamente cosa ci si aspetta da loro.
• Informare tutti i dipendenti in merito ai propri diritti.

Cosa Dovrebbe Contenere Un Manuale Per i Dipendenti Del Settore Turistico e Alberghiero?

La responsabilità di creare un documento di questo tipo spetta al reparto delle risorse umane. Ciò significa che ogni membro di questo team dovrà avere una conoscenza aggiornata e una buona comprensione delle leggi locali sul lavoro, in modo da poterne informare i dipendenti in maniera competente. In generale, un manuale per i dipendenti del settore turistico e alberghiero dovrebbe contenere:

• Una presentazione della cultura aziendale: qui puoi elencare i principi-guida che definiscono la cultura aziendale, ad esempio il galateo da seguire al telefono e per email, come interagire con i colleghi, i canali di comunicazione e altro ancora.  
• Requisiti di legge: questa sezione è la più importante e sarà diversa da paese a paese. Le leggi sui diritti dei lavoratori in vigore in Francia (in inglese) sono ben diverse da quelle della Spagna (in inglese), ad esempio. Assicurati di inserire tutte le disposizioni locali in materia di salute e sicurezza sul lavoro, il periodo di prova richiesto, oltre all’orario ufficiale di lavoro, ai congedi di maternità e paternità e alle disposizioni relative alle assenze per malattia. Se offri un orario di lavoro flessibile e telelavoro (a seconda del ruolo) assicurati di descriverlo qui. Sono punti particolarmente importanti nell’era post COVID-19. 
• Informazioni riguardanti i benefit per i dipendenti: in questa sezione vanno inseriti i particolari relativi alla scala retributiva e ai benefit, ad esempio contributi per la pensione, vacanze annuali e bonus. 
• Riservatezza e protezione dei dati: qui dovrai descrivere in che modo la tua azienda si occupa delle leggi e dei regolamenti in materia di protezione dei dati, e quali sono i compiti di ciascun dipendente. 
• Politiche e procedure in materia di risorse umane: in questa sezione del manuale per i dipendenti vanno inserite le politiche dell’azienda in merito a molestie, diversità, uguaglianza e inclusione, abuso di alcol e droga, azioni disciplinari e reclami, proprietà aziendale e personale, riservatezza e denunce di irregolarità (in inglese).
• Regali ai dipendenti: quello turistico e alberghiero è un settore in cui ricevere mance fa parte del lavoro. Detto ciò, dovrebbero esistere regole e norme chiare per i regali che i dipendenti ricevono dagli ospiti, per evitare irregolarità o comportamenti poco etici. 
• Uso dei social media: non solo relativamente all’uso dei social sul lavoro. In questa sezione dovresti indicare anche quali informazioni del datore di lavoro i tuoi dipendenti sono autorizzati a rivelare sui propri account social. 

Guida In 10 Punti: Come Creare Un Manuale Per i Dipendenti Del Settore Turistico e Alberghiero 

Di seguito, trovi i primi 5 punti da seguire per creare un manuale per i dipendenti in grado di rispecchiare la cultura della tua azienda e di adempiere alle leggi locali: 

1. Decidi quali saranno gli argomenti principali da trattare nel manuale
Non esitare a usare i punti che abbiamo indicato in questo articolo per delineare i contenuti del tuo manuale. Ti sarà utile anche informarti sulle attuali pratiche del settore e sui regolamenti locali, per trattarli nella redazione. Assicurati di ottenere le giuste informazioni per ogni paese in cui opera l’azienda.

2. Usa un linguaggio semplice
Per quanto possibile, usa un linguaggio che sia semplice da capire e coinvolgente. Usa frasi chiare e concise. I dipendenti dovrebbero essere in grado di seguire il manuale senza intoppi.

3. Sfrutta gli elementi visivi
Se inserisci illustrazioni per spiegare i punti importanti, leggere e comprendere il manuale sarà più facile. Anche l’uso di intestazioni, sottotitoli ed elenchi puntati può essere di grande utilità. 

4. Crea una bozza
Una volta delineati gli argomenti principali da trattare, è il momento di creare una bozza contenente le giuste informazioni, la struttura, i caratteri e la grafica da usare. 

5. Fallo esaminare ai tuoi colleghi e chiedi la loro opinione
 Chiedere un feedback è un ottimo modo per inglobare eventuali punti che potresti aver tralasciato nella prima stesura del manuale. Serve anche a valutare le diverse interpretazioni, per assicurarti che siano uniformi, soprattutto da un punto di vista legale. 

Ci auguriamo che la nostra guida in 10 punti ti aiuterà a risparmiare tempo e lavoro nella stesura del tuo manuale per i dipendenti. Seguila e, siamo sicuri, sarà tutto molto più semplice di quanto credi.