Se chiedessimo a ogni imprenditore, manager o professionista delle risorse umane del settore turistico e alberghiero cosa teme di più, è molto probabile che una delle principali risposte sarà dover licenziare un dipendente.

È innegabile che si tratta di una situazione molto stressante. Ma, anche se le interazioni di questo tipo non ti entusiasmeranno mai, ti troverai a doverle affrontare di tanto in tanto.

Fortunatamente, sappiamo come fare per cavartela con tatto e professionalità. In questo articolo, esamineremo alcune situazioni comuni quando si tratta di dover licenziare un dipendente, oltre ad alcuni consigli mirati su come gestire la situazione. Condivideremo inoltre alcune migliori pratiche per far sì che la conversazione vada nel miglior modo possibile.

Potrai trarne ispirazione per prepararti a licenziare un dipendente con tatto, indipendentemente da quanto temi la situazione. 

 

Quando le prestazioni di un dipendente sono scarse...

Un’addetta alla reception del tuo hotel non è all’altezza delle aspettative. Arriva sempre tardi al lavoro, parla al telefono quando i clienti si fermano alla reception e risponde alle richieste e domande degli ospiti quasi sempre in ritardo. 

Ricevi reclami piuttosto frequenti da parte dei clienti a cui non vengono consegnati gli asciugamani extra che hanno richiesto, o che trovano il suo atteggiamento generalmente scortese e poco utile.

Sai che le sue prestazioni stanno avendo un impatto negativo sulla reputazione del tuo hotel, e non puoi continuare a giustificare il suo comportamento. È arrivato il momento di licenziarla. 

Come gestire la situazione

È importante notare che non si tratta di una riduzione del personale, ma di un licenziamento individuale. Esatto, c’è una differenza. Una riduzione del personale si verifica comunemente senza colpa del dipendente ed è il risultato di un ridimensionamento o di altri fattori aziendali. Questa situazione richiede invece un licenziamento della dipendente a causa delle sue scarse prestazioni. 

Dopo aver chiarito questa leggera differenza, come comunicare la notizia all’addetta alla reception del tuo hotel? Ecco alcuni punti da tenere a mente: 

  • Comunica subito e spesso: il licenziamento non dovrebbe cogliere di sorpresa il dipendente. È importante comunicare frequentemente le aspettative, le prestazioni e i punti da migliorare. Sono informazioni che, idealmente, dovrebbero servire al dipendente per migliorare. In caso contrario, avrai la giusta motivazione per licenziarlo, e la notizia non sarà accolta come una sorpresa.
  • Preparati a fornire prove: punta a una conversazione breve e diretta, anche se il dipendente potrebbe comunque richiedere maggiori informazioni. In questo caso, dovrai aver preparato degli esempi specifici di eventi in cui le prestazioni non sono state all’altezza della situazione, piuttosto che parlare in linea generale.
  • Assumi le tue responsabilità: nel bene e nel male, sei tu la persona che deve dare la notizia. Ciò significa che devi assumerti tutta la responsabilità della decisione. Evita di generalizzare, ad esempio con frasi del tipo “Tutti si lamentano del fatto che…” o “Abbiamo notato tutti che…” e concentrati invece sulle tue osservazioni. Anche se stai licenziando un dipendente, non vuoi farlo sentire come se tutti si fossero coalizzati contro di lui. 

Quando l’azienda si trova in difficoltà economica...

Gli affari del ristorante hanno subito notevoli rallentamenti, e i guadagni non si avvicinano neanche lontanamente a quelli di un tempo. Non ti puoi permettere di tenere tutto il personale e devi licenziare uno dei camerieri.

Temi la conversazione. Questo cameriere è stato sempre un ottimo elemento e il suo licenziamento non ha niente a che vedere con la qualità del suo lavoro. Devi semplicemente prendere delle decisioni difficili per tenere a galla il ristorante. 

Come gestire la situazione

Anche se non ti entusiasma l’idea di dover parlare con il cameriere, tieni presente che sarà ancora meno divertente per il dipendente che stai licenziando. 

Indipendentemente da quanto ti prepari, è probabile che questa interazione non sarà piacevole. Tuttavia, puoi comunicare la notizia nel modo più professionale e solidale possibile. Ecco come fare. 

  • Spiega la situazione con sincerità: indipendentemente da come lo comunichi, essere licenziati è un colpo basso per l’autostima. Assicurati di porre l’accento sul fatto che non dipende dalle prestazioni del dipendente, e spiega chiaramente la situazione finanziaria che sta affrontando attualmente l’azienda. Non risolverà le cose, ma almeno chiarirà che la situazione esula dal suo controllo e che apprezzi il suo contributo. 
  • Offri tutte le risorse che puoi: uno dei modi migliori per aiutare il dipendente è offrire tutto il supporto che puoi. Fagli sapere che gli fornirai molto volentieri delle referenze, se ne ha bisogno. Se sai di qualcun altro nel settore che sta cercando aiuto, offriti di fare le presentazioni. Confermerai il tuo interesse verso quel dipendente e probabilmente terminerai il rapporto di lavoro in termini positivi.

Quando l’azienda è in ristrutturazione...

La tua agenzia viaggi si mantiene ancora a galla economicamente. Ma non sai ancora quando le cose cambieranno e vuoi giocare d’anticipo e prendere decisioni strategiche.

Di conseguenza, stai ristrutturando e rivalutando le tue priorità, il che significa che alcuni ruoli sono diventati ridondanti e non sono più necessari.

Come esempio, poiché la maggior parte dei tuoi agenti di viaggio e specialisti lavorano adesso da casa e prevedi che le cose rimarranno così per un po’, non hai più bisogno di un capo ufficio e hai deciso di licenziarla. 

Come gestire la situazione

Anche se questa decisione non ha nulla a che vedere con le prestazioni del dipendente, è comunque difficile sapere di essere stati licenziati. Sapere di essere “ridondante” spesso potrebbe far sentire un dipendente poco importante e potrebbe portarlo a credere di non essere mai stato poi così utile. 

Ma non è questo il caso, e vuoi dare la notizia con la massima sensibilità in modo da chiarire questo punto. Ecco alcuni consigli per riuscirci.

  • Spiega che le tue priorità sono cambiate: è importante reiterare che questa decisione non è un risultato delle prestazioni del dipendente, ma riguarda invece l’evolversi delle priorità della tua azienda. Spiega alcune delle modifiche che stai apportando in modo da chiarire al dipendente che questa decisione non dipende dal suo contributo e dalla qualità del suo lavoro.
  • Evita di fare promesse vane: soprattutto se apprezzi i rapporti con il dipendente, la tentazione di dire cose come “magari, se le cose cambiano in futuro, potremmo assumerti nuovamente” è forte. Se non hai alcuna prova o intenzione a sostegno del tuo piano, evita di fare affermazioni come questa. Dare false speranze a un dipendente non porta a nulla. 

 

5 ulteriori consigli utili per licenziare un dipendente

Come illustrato dagli scenari sopra descritti, il modo in cui tu o il responsabile delle risorse umane della tua azienda gestite un licenziamento dipenderà da circostanze uniche. Tuttavia, esistono alcune migliori pratiche che ti consigliamo di applicare sempre. 

 

1. Trova il luogo ideale

Si tratta di una conversazione sensibile, che richiede il giusto ambiente. Trova un luogo tranquillo e privato in cui conversare con il tuo dipendente senza distrazioni, interruzioni o occhi indiscreti. 

 

2. Dai priorità alla comunicazione trasparente

Soprattutto se la tua azienda deve affrontare molti licenziamenti, tieni presente che le notizie volano quando le persone vengono convocate a riunioni a porta chiusa. È meglio che i tuoi dipendenti siano informati direttamente da te e non da voci di corridoio, pertanto assicurati di parlare onestamente con i dipendenti delle sfide che sta affrontando l’azienda e delle decisioni difficili che devi prendere. 

 

3. Esercitati

È assolutamente normale essere nervosi prima di affrontare questa conversazione difficile, ecco perché è importante fare delle prove. Ripeti quello che vuoi dire e cerca di prevedere i diversi modi in cui potrebbe andare la conversazione. In questo modo, potrai riflettere su come reagire in diverse situazioni. 

 

4. Gestisci le tue emozioni

Il dipendente potrebbe commuoversi quando riceve la notizia del licenziamento. Commuoverti a tua volta (farti venire le lacrime agli occhi o discutere animatamente) non farà che aggravare la situazione, pertanto cerca di tenere la testa sulle spalle. Non enfatizzare il modo in cui ti senti o quanto è difficile per te la situazione. A questo punto, come ti senti tu è l’ultima cosa che un dipendente vuole sentire. 

 

5. Preparati

Emozioni a parte, quando devi licenziare un dipendente dovrai risolvere anche questioni logistiche. Dalle informazioni in merito alla buonuscita o al TFR, assicurati di preparare tutte le risorse e la documentazione di cui avranno bisogno, organizzate in una carpetta. Puoi informarlo subito, invece di aspettare che sia lui a chiederlo. 

 

Come licenzi un dipendente dice molto sulla tua azienda

La tua cultura aziendale e la tua reputazione come datore di lavoro non dipendono solo dalle interazioni e dalle esperienza positive. È il modo in cui gestisci le situazioni sensibili, come le ristrutturazioni aziendali, le riduzioni del personale o le crisi relative alla comunicazione, a dire ancor di più dell’integrità della tua organizzazione.

Dover licenziare un dipendente non sarà mai un compito entusiasmante. Ma, in ogni caso, è importante prepararti a gestire la conversazione con tatto e professionalità.

Fai un respiro profondo e usa i consigli che ti abbiamo dato in questo articolo per riuscirci. Questa conversazione non sarà mai facile, ma questi suggerimenti renderanno la procedura almeno un po’ meno stressante.