Le riunioni troppo accese potrebbero essere un ottimo materiale per una serie TV, ma non è così che dovrebbero andare nella vita reale. La figura del facilitatore è fondamentale per organizzare riunioni utili per tutti. 

È capitato a tutti: uscire da una riunione pensando che sia stata solo una perdita di tempo, demoralizzati e senza aver risolto i propri problemi.

La verità dei fatti è che, troppo spesso, le riunioni dei team del settore turistico e alberghiero diventano dispersive e inefficienti. Questo è ancora più vero nel caso delle riunioni virtuali o ibride, i cui partecipanti potrebbero trovarsi in fusi orari diversi o in diversi ambienti domestici in cui ci sono troppe distrazioni.

Come se non bastasse, le persone tendono a considerare le riunioni come un qualcosa di “separato” dal proprio lavoro “reale”, un’opportunità per allontanarsi dalla scrivania, prendere un caffè e interagire e, se poi sono anche produttive, molto meglio. In un sondaggio svolto nel 2017 da Harvard Business School tra i vertici aziendali, il 65% degli intervistati ha risposto che le riunioni impedivano loro di svolgere il proprio lavoro.   

Quantomeno, le riunioni dovrebbero essere produttive. E, con un po’ di lungimiranza, possono essere anche stimolanti e piacevoli! 

 

Il ruolo del facilitatore della riunione 

Un’organizzazione efficace è cruciale per far sì che le riunioni dei team del settore turistico e alberghiero vadano a segno.

Il facilitatore (dall’inglese facilitator) non deve essere per forza un alto dirigente dell’azienda (anzi, a volte potrebbe essere utile che non lo fosse), ma una persona affabile, intuitiva, organizzata e che ha una conoscenza generale degli argomenti che devono essere discussi e dei possibili risultati delle decisioni prese.

La persona designata per questo ruolo potrebbe rimanere in disparte o partecipare attivamente alla conversazione. Ma deve sapere quando è il caso di comportarsi in uno o nell’altro modo. 

 

Le caratteristiche che un facilitatore delle riunioni deve possedere 

John Naisbitt, il visionario impresario recentemente deceduto e autore dell’importantissimo libro Megatrends, ha affermato che “Il nuovo leader è un facilitatore, non un dispensatore di ordini”.

I leader dei team del settore turistico e alberghiero di successo riconoscono che il proprio ruolo è promuovere la collaborazione e consentire a tutti di fare del proprio meglio. Devono stimolare la partecipazione e una responsabilità condivisa, e devono promuovere la comprensione reciproca. Umanità, empatia e creatività sono sempre più riconosciute come qualità essenziali in un leader, insieme alla visione, alla gestione del team e al coraggio. 

Quello del facilitatore delle riunioni è il ruolo perfetto per mettere alla prova queste competenze!  

Ecco un elenco di ruoli che il facilitatore delle riunioni deve svolgere, con alcuni consigli e suggerimenti per ottimizzare la produttività del team e l’organizzazione dei compiti all’interno della sala riunioni.  

 

Manager della riunione

Qualche giorno prima della riunione, interpella il team e assicurati che esista un chiaro ordine del giorno e un elenco di risultati desiderati. Questo dovrebbe essere inviato per email a tutti i partecipanti con qualche giorno di anticipo, con link ai documenti di riferimento per ogni punto da discutere.

Se la riunione del team si svolgerà sul piano con il personale di cucina o di manutenzione, indica i punti da discutere su una lavagna posizionata in un punto ben visibile, in modo da consentire al personale di assimilare le informazioni ed esprimere il proprio pensiero nel corso della riunione. Una possibilità è chiedere loro di mettere dei post-it sulla lavagna con le proprie idee, che possono elaborare ulteriormente il giorno della riunione.

Pensa all’ordine degli argomenti, magari mettendo prima i più complessi e lasciando i meno importanti per i minuti finali, quando è più facile prendere decisioni veloci. 

 

Tecnico della riunione 

Potrebbe sembrare ovvio, ma sarà necessario controllare che tutti i dispositivi audio e video funzionino perfettamente prima dell’inizio della riunione del team del settore turistico e alberghiero, e avere a portata di mano tutte le password che servono per far accedere i partecipanti. Se la riunione si svolge in un luogo di libero accesso o in un’area comune, fai tutto il possibile per eliminare il rumore esterno e i disturbi. I telefoni cellulari vanno spenti... anche il tuo! 

 

Guru della riunione

Memorizza l’ordine del giorno della riunione del team del settore turistico e alberghiero e, anche se non è il tuo reparto, dovrai avere una conoscenza pratica degli argomenti da discutere, niente è più demotivante per un team che un facilitatore che sembra non avere familiarità con gli argomenti all’ordine del giorno.

D’altro canto, da una conversazione produttiva potrebbero (e dovrebbero) venir fuori nuovi argomenti. Se noti che stanno sorgendo argomenti inaspettati, puoi invitare i partecipanti a riflettere per qualche secondo e poi annotare il proprio pensiero, oppure puoi annotarli per essere discussi nella prossima riunione.  

Ci saranno sempre alcuni partecipanti che sono restii a parlare in pubblico, anche in piccoli gruppi. Piuttosto che metterli alle strette, poni loro domande aperte del tipo: sei d’accordo? In questo modo, dai loro la possibilità di partecipare. Oppure, se pertinente, potresti (in modo molto diplomatico) assegnare qualche ruolo ai membri più passivi del gruppo, come prendere appunti o segnare i tempi.   

 

Leader, motivatore e moderatore della riunione

Tutti si aspettano che una riunione inizi con un po’ di leggerezza, quindi preparati qualche frase vivace. Tieni presente anche che le persone impiegano un po’ di tempo ad acclimatarsi, e fai attenzione a puntare il dito su qualcuno nelle fasi iniziali, per quanto siano buone le tue intenzioni.

Ringrazia sempre il team per la loro partecipazione alla riunione e metti tutti a loro agio con argomenti di conversazioni comuni. Elogia per input specifici. Ad esempio, piuttosto che dire “Grazie”, dici “Grazie per quel commento davvero interessante sugli orari di lavoro, Marcella”.

Evita ciò che potrebbe essere percepito come una critica diretta, trasformandola in una domanda. Ad esempio, piuttosto che dire “Non è una priorità di cui parlare adesso”, chiedi “Perché ritieni che sia importante discuterne in questa riunione?”

Le dinamiche del gruppo possono far emergere la parte peggiore delle persone, soprattutto in un gruppo strutturato gerarchicamente. Se una persona dissente o interrompe frequentemente, la cosa migliore da fare è prendere atto del suo commento con una frase del tipo, “Anna, torneremo sul tuo commento interessante dopo che tutti gli altri avranno espresso la loro opinione”.  Alla fine della riunione, poi, puoi chiedere a quella persona di esporre il suo pensiero.

 

Segretario della riunione 

Le riunioni potrebbero essere intense, per questo è importante capire quando è arrivato il momento di porvi fine, anche se rimangono ancora alcuni punti importanti da trattare. Prima di rinviare la riunione, fai un riepilogo dei risultati principali e delle azioni da intraprendere. In questo modo, i partecipanti potranno esprimere il loro pensiero finale e darai un senso di tempo speso bene.