In un periodo in cui la corsa del settore turistico e alberghiero ad accaparrarsi i migliori talenti si intensifica e perdura la carenza di personale, gli addetti alle risorse umane sembrano essere sovraccarichi di lavoro. Il settore alberghiero sta affrontando tassi di ricambio di personale (in inglese) senza precedenti, tali da ostacolare seriamente la ripresa post-covid. Se a questo uniamo la propensione della generazione Z verso orari di lavoro flessibili, migliori salari e telelavoro, i responsabili delle risorse umane e i dipendenti degli hotel dovranno trovare nuove idee per una gestione efficace del personale. Una soluzione per alleggerire il carico di lavoro potrebbe essere quella di esternalizzare i servizi HR. Dopotutto, c’è un limite a ciò che il reparto delle risorse umane e i recruiter possono fare quando i mezzi a disposizione sono pochi e non è facile trovare nuovo personale.

In questo articolo, spieghiamo cosa si intende per outsourcing HR, e parliamo dei pro e dei contro di questo approccio. Scoprirai anche quali sono le funzioni che è possibile esternalizzare, oltre a 5 consigli per sfruttare al meglio questo servizio.  

Outsourcing dei servizi HR: di cosa si tratta esattamente? 

Secondo SHRM, l’outsourcing HR si riferisce a un accordo contrattuale tra un’azienda e un fornitore esterno.  L’accordo descrive le modalità secondo le quali l’azienda trasferisce al fornitore alcune funzioni e alcune responsabilità legate alla gestione delle risorse umane.

In un contratto di questo tipo è possibile trasferire al fornitore esterno solo alcune o anche tutte le funzioni, in base a fattori quali costi, esigenze e dimensioni dell’azienda.

Una PMI, ad esempio, potrebbe esternalizzare pochi servizi specializzati per i quali è necessaria una competenza che i dipendenti probabilmente non hanno. D’altra parte, i grandi operatori del settore potrebbero esternalizzare grossa parte dei compiti ordinari e delle funzioni amministrative, per avere più tempo da dedicare ad attività strategiche, come la pianificazione della successione.

Quali servizi HR è possibile esternalizzare?

A seconda delle dimensioni e delle necessità specifiche dell’azienda, ecco alcune funzioni classiche relative alla gestione del personale che è possibile affidare a fornitori esterni:

  • Benefit: puoi esternalizzare tutti i compiti legati ai benefit dei dipendenti e lasciare che siano altri a gestirli per conto della tua azienda. Alcuni esempi sono piani assicurativi, trattamenti previdenziali, conformità e reclami.
  • Politiche aziendali: puoi affidare la definizione delle politiche aziendali a consulenti specializzati che ti aiuteranno in aree quali molestie, rapporti di lavoro e diversità, uguaglianza e inclusione.
  • Selezione del personale: promuovere i posti vacanti ed effettuare screening preliminari, colloqui e assunzioni sono funzioni molto importanti della gestione del personale, ma richiedono anche molto tempo e forza lavoro. Lavorando con fornitori esterni, non solo fai risparmiare tempo al tuo reparto HR, già di per sé molto occupato, ma potresti anche consentire alla tua azienda di avere accesso a una più ampia base di talenti.
  • Conformità: per i piccoli hotel e ristoranti, la conformità potrebbe sembrare un fardello inesorabile. Esternalizzarla potrebbe consentire alla tua attività aziendale di essere sempre conforme a leggi e regolamenti in costante evoluzione. 
  • Libri paga: una gestione esterna di servizi quali amministrazione del libro paga, versamenti automatici, indennizzi e reclami, fiscalità e congedi può liberare gli addetti alle risorse umane da questo peso, garantendo al tempo stesso l’efficienza dell’erogazione dei servizi al personale.
  • Formazione: mettere a disposizione del personale tutta la formazione di cui ha bisogno per svolgere efficacemente il proprio lavoro è un compito importante della gestione delle risorse umane. Puoi affidare i servizi di formazione a specialisti sempre aggiornati sulle ultime tendenze del settore alberghiero.

→🤔Non credi sia ancora il momento di esternalizzare la selezione del personale?

Capiamo quanto possa essere difficile lasciare questo servizio HR nelle mani di terzi, soprattutto quando ci sono obiettivi di assunzione da raggiungere. Perché, invece, non iscriverti a Hosco e accedere alla nostra piattaforma specializzata nel settore turistico e alberghiero? Ti aiuteremo a soddisfare le tue esigenze di assunzione mentre tu mantieni il totale controllo. Pensaci: ti offriamo candidati pre-selezionati per ridurre i tempi di assunzione; selezione di personale a inizio carriera e una base di talenti in continua crescita. E possiamo anche organizzare recruitment day per la tua azienda!  

Quali sono i vantaggi dell’outsourcing HR?

Uno dei principali vantaggi di questo approccio è la riduzione dei costi. Affidarsi ad aziende esterne per gestire libri paga, conformità, selezione del personale, formazione e/o altre funzioni significa poter ridurre l’organico interno e le spese amministrative. Il risultato? un maggiore flusso di cassa, che la tua azienda potrà investire in nuove attrezzature, tecnologia e altre iniziative. Spesso, poi, i fornitori specializzati in servizi di questo tipo garantiscono una maggiore qualità a un costo inferiore a quello che sarebbe necessario per assumere degli specialisti a tempo pieno.

Tra gli altri vantaggi, troviamo:

  • Efficienza: esternalizzare il lavoro d’ufficio e i compiti legati alle risorse umane lascia più tempo per gestire attività strategiche
  • Una migliore selezione del personale: l’outsourcing di questo servizio consente alla tua azienda di avere accesso a una base di talenti su scala globale, con la conseguente possibilità di migliorare i parametri di diversità del tuo hotel o ristorante.
  • Mitigazione del rischio: esternalizzare i servizi HR trasferisce parzialmente il rischio della non-conformità ai fornitori esterni prescelti.

→🤔 Etnia, colore della pelle e genere sono i fattori più spesso presi in considerazione quando si parla di migliorare la diversità sul lavoro. Ma sapevi che i dipendenti neurodivergenti continuano a essere trascurati? È per questo motivo che abbiamo creato una comoda guida in 7 punti per aiutarti a gestire i dipendenti neurodiversi. Scaricala oggi stesso! 

Quali sono gli svantaggi dell’outsourcing HR?

Esistono alcuni motivi per cui le aziende decidono di non esternalizzare la gestione del personale, tra cui:

  • Timori per la qualità: spesso si tende a credere che esternalizzare i servizi potrebbe risultare in lavori di scarsa qualità. Quando attività quali la gestione dei libri paga sono affidate a terzi, i dipendenti potrebbero sentirsi distanti dal datore di lavoro, con conseguenti risultati di qualità scadente.
  • Difficoltà a cedere il controllo: anche se esternalizzare aiuta a ridurre le attività da portare avanti, alcuni credono che questo faccia perdere il controllo su un aspetto fondamentale della propria azienda. 
  • Costi: si tende spesso a pensare che l’outsourcing HR costi moltissimo.  Confrontare l’offerta disponibile sul mercato è un ottimo modo per evitare una spesa eccessiva per questi servizi. 

Cosa valutare nella scelta di una società di outsourcing HR?

La scelta di un fornitore di servizi è una decisione importantissima e che non ammette sbagli. Di seguito troverai una lista di fattori che ti aiuteranno a prendere una decisione:

  • Costo: quanto è disposta a spendere la tua azienda per questo servizio? Definisci il budget che ritieni più opportuno e cerca un fornitore che rientri in questa fascia di prezzo.
  • Portata del lavoro: quali funzioni hai deciso di esternalizzare? Ad esempio, potresti voler affidare a terzi la selezione del personale ma non l’amministrazione del libro paga. Cerca fornitori in grado di gestire efficacemente la portata del lavoro.
  • Reputazione: idealmente, il fornitore selezionato dovrà avere una reputazione eccellente, per evitare il rischio di macchiare la tua immagine aziendale. 
  • Compatibilità: stringi accordi con fornitori compatibili con le tue necessità aziendali e che non creino attrito nei tuoi rapporti di lavoro.
  • Specializzazione di settore: esternalizzare i servizi HR a un’azienda specializzata in ambito viaggi e tempo libero sarebbe l’ideale, poiché capirà meglio le necessità specifiche di questo settore. In questo caso, il passaparola può aiutarti a trovare il giusto fornitore. 
  • Conformità dei dati: il fornitore di soluzioni HR dovrà rispettare i regolamenti e le norme in materia di dati e occupazione in vigore nei rispettivi mercati. Dovrebbe gestire in maniera riservata i dati dell’azienda e dei dipendenti, per evitare sanzioni normative e danni alla reputazione.

5 consigli da seguire per esternalizzare i servizi HR

Anche se, a prima vista, l’outsourcing HR potrebbe sembrare costoso, collaborare con un fornitore qualificato e affidabile potrebbe comportare, alla lunga, un importante risparmio economico per il tuo hotel, ristorante o resort. Il segreto risiede in una gestione efficace dei rapporti. Abbiamo preparato un elenco di consigli da seguire per incrementare il ritorno sull’investimento:

1. Esamina attentamente il fornitore di servizi esterno

Lavorare con un’azienda affidabile e professionale è fondamentale. Dopotutto, le darai accesso ad alcuni dei dati più privati della tua organizzazione e metterai responsabilità chiave della tua organizzazione nelle sue mani. Per non avere dubbi sulla sua serietà e affidabilità, è importante trovare un fornitore con una comprovata esperienza.

2. Usa gli accordi sul livello di servizio

Una volta identificato un fornitore esterno, stipula un accordo sul livello di servizio (SLA) che specifica dettagliatamente i termini e le condizioni, le funzioni da svolgere e gli indicatori di prestazione. Stabilisci una collaborazione di lavoro, approva le misure transitorie e definisci i canali di comunicazione per l’accordo di outsourcing.

3. Parti con poco e aumenta gradualmente

Se l’idea dell’outsourcing HR non ti convince del tutto, puoi iniziare con un progetto pilota, esternalizzando poche funzioni. Ad esempio, potresti partire affidando a un fornitore il libro paga per 10 dipendenti, incrementando gradualmente questo numero di pari passo con l’aumento della tua fiducia sulla procedura. Partire in piccolo ti consentirà di testare la capacità e l’affidabilità del servizio prima di impegnarti con più funzioni legate alla gestione del personale.

4. Adotta una comunicazione aperta

Tenere aperte le linee di comunicazione nel corso del rapporto di collaborazione è un aspetto fondamentale dell’outsourcing. Per ottenere i risultati desiderati, avrai bisogno di un collaboratore esterno che sia accessibile, ricettivo e comunicativo. Un’azienda di servizi che ignora le email o chiude in fretta le conversazioni telefoniche non è un collaboratore ideale.

5. Sfrutta il feedback dei dipendenti

Dopo aver scelto il partner per l’outsourcing, è fondamentale ottenere il contributo da parte dei tuoi dipendenti.  Saranno loro a trarre il maggior beneficio da questo servizio. Dati i vantaggi dell’outsourcing HR, il personale dovrebbe vedere dei miglioramenti nella produttività sul piano personale ma anche dei vari reparti. Se non nota alcun miglioramento, potrebbe essere il momento di cambiare fornitore di servizi.

Pianifica poi delle revisioni periodiche dell’accordo stipulato, per valutare il grado di soddisfazione. Poiché l’outsourcing HR è facilmente scalabile, dovresti valutare se sarà necessario richiedere più o meno servizi in aree specifiche.