Manuale in 8 punti su come gestire le segnalazioni del personale

Qualche dipendente si è mai lamentato con te per episodi vessatori, per la retribuzione o l'orario di lavoro? Quando ritengono di aver subito un torto o un maltrattamento sul lavoro, i dipendenti hanno il diritto di presentare una segnalazione alla direzione in modo che venga esaminata. Per i datori di lavoro del settore alberghiero, è buona regola predisporre un’apposita procedura che consenta di presentare segnalazione, indagare e giungere a una soluzione. 

La procedura di segnalazione va generalmente indicata in modo dettagliato nel contratto di lavoro e nel manuale del dipendente. Se nei tuoi contratti di lavoro non è stata inserita, non preoccuparti. Abbiamo preparato un manuale che ti aiuterà a risolvere i problemi in modo rapido e adeguato, così da poter tornare ad avere un clima lavorativo armonioso.  

Scopri in questo articolo cos'è una procedura di segnalazione e quali segnalazioni è più probabile ricevere dai dipendenti. Scarica inoltre il nostro manuale in 8 punti sulla procedura di segnalazione, da consultare in caso di problemi con i dipendenti. 

Che cos'è una procedura di segnalazione dei dipendenti?

Con procedura di segnalazione si intende il processo di risoluzione dei conflitti interni che consente ai dipendenti di esprimere le proprie rimostranze e al datore di lavoro di indagare. L'obiettivo è quello di raggiungere una soluzione positiva per entrambe le parti coinvolte. Con una segnalazione il dipendente denuncia di essere stato danneggiato dalla cattiva interpretazione o applicazione delle linee aziendali. I datori di lavoro spesso elaborano procedure che descrivono in dettaglio il processo di presentazione e risoluzione delle segnalazioni, incluse le tempistiche.

Il tempo che occorre per risolvere una segnalazione è un fattore determinante, in quanto il dipendente potrebbe disimpegnarsi dal lavoro se le tempistiche si allungano eccessivamente. Non esistono termini fissi, anche perché la natura della segnalazione incide in modo rilevante. Le segnalazioni di particolare complessità, come quelle relative alle discriminazioni sessuali o ai pregiudizi razziali, possono richiedere più tempo per essere risolte. L’approccio migliore è comunque di impegnarsi a trovare una soluzione soddisfacente nel più breve tempo possibile.

Tipi di segnalazioni dei dipendenti nel settore dell'ospitalità 

Le segnalazioni dei dipendenti possono variare da un luogo di lavoro all'altro, ma quelle più comuni oggigiorno sono le seguenti:

• Retribuzione e benefit: è la più diffusa in tutti i settori. Le segnalazioni relative a retribuzione e benefit riguardano l'importo del salario/stipendio, gli incrementi, l'equità retributiva, i benefit per i dipendenti e la loro copertura. 
• Carichi di lavoro: i dipendenti a cui vengono assegnati carichi di lavoro elevati possono presentare segnalazioni alla direzione per problemi come l'esaurimento fisico e mentale o l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
• Orari e condizioni di lavoro: i dipendenti possono decidere di presentare una segnalazione se ritengono che l'azienda non rispetti le norme di sicurezza e salute, o quando l'orario di lavoro va oltre i limiti previsti dalla legge.
• Segnalazioni relazionali: le segnalazioni di natura interpersonale possono riguardare il mobbing, le molestie, la discriminazione o una combinazione dei tre.
• Segnalazioni tattiche: i dipendenti che sono già oggetto di un'azione disciplinare possono usare le segnalazioni come modo per evitare le responsabilità.
• Relazioni tra sindacato e datore di lavoro: i dipendenti del settore alberghiero iscritti al sindacato possono presentare segnalazioni per pratiche lavorative scorrette, come la bassa retribuzione, un ambiente di lavoro non sicuro, orari di lavoro prolungati, ecc.

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È obbligatorio avere una procedura di segnalazione?

Non c’è una sola modalità per gestire le segnalazioni. Le piccole imprese di solito non hanno una procedura complessa, ma adottano un approccio di apertura che consente a tutti i dipendenti di presentare le proprie segnalazioni alla direzione. Al contrario, nelle grandi organizzazioni con migliaia di dipendenti, è fondamentale che vi sia una procedura standardizzata a cui fare riferimento, al fine di garantire imparzialità e correttezza. 

L'obbligo di dotarsi di una procedura di gestione delle segnalazioni varia anche da Paese a Paese. Nel Regno Unito, ad esempio, le aziende sono tenute ad avere una procedura di segnalazione e a darne copia scritta a tutti i dipendenti. 

Il Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures pubblicato dall'Advisory, Conciliation and Advisory Service (ACAS) del Regno Unito stabilisce che "I datori di lavoro e i dipendenti dovrebbero sempre cercare di risolvere le questioni disciplinari e di segnalazione sul lavoro. Laddove ciò non sia possibile, i datori di lavoro e i dipendenti dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di rivolgersi a una terza parte indipendente in grado di aiutarli a risolvere il problema.”[2] 

In Francia, le policy e le procedure in materia disciplinare sono indicate nel regolamento interno dell'azienda, o Règlement Intérieur. Secondo il codice del lavoro, tutte le aziende con almeno 50 dipendenti devono dotarsi di questi regolamenti. Le piccole imprese non sono invece tenute a farlo.[3]

In Spagna, i rapporti tra datore di lavoro e dipendente sono regolati dallo Statuto dei lavoratori, noto anche come Estatuto de los Trabajadores. Lo statuto regolamenta in modo esaustivo questioni quali la retribuzione, la formazione, la sicurezza sociale, i diritti dei genitori, la discriminazione, ecc. Il diritto del lavoro spagnolo consente ai dipendenti che ritengono di subire vessazioni o di essere oggetto di pregiudizi sul posto di lavoro di presentare una segnalazione al tribunale del lavoro.[4]

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Perché gli operatori del settore alberghiero dovrebbero avere una procedura di segnalazione

Le segnalazioni sono un aspetto integrante del quadro amministrativo di qualsiasi azienda, comprese quelle del settore dei viaggi e del tempo libero. Segnalazioni irrisolte possono sfociare in controversie di gruppo a danno della produttività e del morale in quanto generano frustrazione, malcontento, perdita di interesse per il lavoro, assenteismo, ecc. Ecco i motivi per cui una procedura di gestione delle segnalazioni è importante per la tua attività turistica:

• Favorisce un ambiente di lavoro positivo.
• È un modo efficace per i dipendenti di esprimere il proprio pensiero a livello lavorativo.
• Se applicata correttamente, migliora il morale e la produttività dei dipendenti.
• Evita le controversie giudiziarie e la cattiva pubblicità che può influire sulle assunzioni.
• Evidenzia le aree da migliorare. 

Ci auguriamo che il seguente manuale ti sia di aiuto per definire la tua procedura di segnalazione e gestire con sicurezza le segnalazioni dei dipendenti. 

Fonti

[1] Employment law outlook for 2023 https://www.hrmagazine.co.uk/content/comment/employment-law-outlook-for-2023/

[2] Handling an Employee Grievance https://www.gov.uk/handling-employee-grievance/grievance-procedure)

[3] Internal Employment Investigations in France https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=12a34ef1-2ed8-428f-9dd4-9b6db9ff9606)

[4]Employment Act and Labour Laws in Spain https://www.usemultiplier.com/spain/employment-laws)