Compliance delle risorse umane per prepararsi all’audit del 2023

La compliance delle risorse umane è quel processo che garantisce l'allineamento delle policy e delle pratiche aziendali alle leggi vigenti in materia di occupazione. Per compliance si intende quindi l’elaborazione e la relativa documentazione delle policy HR, l'applicazione di tali policy e la garanzia di un continuo adeguamento con le normative del lavoro in evoluzione. L’audit delle risorse umane è tra le operazioni più importanti che il reparto HR di qualsiasi azienda deve svolgere. Questo perché la mancata conformità può incidere negativamente sull'azienda, a causa per esempio di sanzioni pecuniarie onerose, costose cause legali e danni alla reputazione.

Scopri in questo articolo i principali aspetti della compliance delle risorse umane applicabili al tuo hotel/ristorante, quando eseguire un audit delle risorse umane, i vantaggi e come prepararsi. In aggiunta, scarica la nostra lista di controllo in 9 punti, utile come preparazione all'audit di compliance delle risorse umane del tuo hotel. Iniziamo!

Tipi di compliance delle risorse umane

Ecco alcuni punti chiave in materia di compliance delle risorse umane per le aziende dell’ospitalità:

Compliance normativa: si riferisce ai requisiti legali che un'azienda deve rispettare a seconda del luogo in cui opera. La conformità normativa può prevedere il pagamento di un determinato salario minimo, il rispetto delle leggi anti-discriminazione o l'osservanza dell'orario di lavoro legale. Per esempio, in Spagna i datori di lavoro sono tenuti a pagare un salario minimo di 7,82 euro all'ora o di 1.000 euro al mese per un lavoro a tempo pieno.[1]
Compliance regolatoria: i Paesi hanno normative proprie che regolano diversi settori, tra cui quello dell'ospitalità e del turismo. La conformità regolatoria comporta il rispetto di regole specifiche stabilite da tali normative. Per esempio, le normative britanniche in materia di salute e sicurezza richiedono che il personale del settore alberghiero riceva una formazione in materia di primo soccorso e sappia utilizzare i kit di primo soccorso.[2]
Compliance contrattuale: le parti di un contratto sono tenute ad adempiere i rispettivi obblighi dell'accordo, pena l'avvio di cause civili contro la parte inadempiente. In un contratto di lavoro, ad esempio, il datore di lavoro può essere tenuto a pagare determinati benefit, mentre il dipendente può essere tenuto a dare un periodo di preavviso al datore di lavoro in caso di dimissioni.
Compliance dei dati: le norme che regolano la gestione dei dati dei dipendenti e dei clienti da parte delle aziende sono ormai pratica condivisa. La conformità dei dati o informatica implica il rispetto delle norme sulle modalità di acquisizione, archiviazione, elaborazione e rimozione dei dati personali. Le aziende del settore dei viaggi e del tempo libero negli Stati membri dell'UE come Francia, Spagna e Italia sono disciplinate dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).[3]

Che cos'è un audit delle risorse umane?

L'audit delle risorse umane è una revisione periodica dei processi di gestione delle risorse umane al fine di identificare le aree di miglioramento. L’audit consente a un'azienda di stabilire se i suoi processi promuovono o ostacolano gli obiettivi dell’organizzazione. L'audit delle risorse umane permette alle aziende di garantire la compliance e di collegare i processi HR alle priorità strategiche in modo da migliorare concretamente le prestazioni dell'organizzazione.

Svolgere un audit delle risorse umane ti offre l'opportunità di risolvere problemi in aree quali la compliance alle normative, la selezione del personale, l'onboarding, la retention e la retribuzione dei dipendenti. Tra le tipologie più comuni di audit delle risorse umane vi sono:

Compliance: l’audit di conformità esamina in che modo l'azienda aderisce alle leggi e ai regolamenti applicabili, come le leggi sul lavoro, sulla privacy dei dati o in materia di salute e sicurezza.
Best practice: le aziende svolgono l'audit sulle best practice per valutare il loro livello rispetto ai leader del settore, aiutandole così a migliorare o mantenere il loro vantaggio competitivo.
Strategico: un audit strategico mira a esaminare le pratiche HR di un'organizzazione e a stabilire se sono in linea con il suo piano strategico.
Specifico sulla funzione: questo audit si concentra su un particolare componente della funzione HR, come la selezione, l'onboarding, la formazione o la gestione delle performance.

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Chi dovrebbe condurre l'audit delle risorse umane del tuo hotel?

Se ne hanno le capacità e il tempo, gli specialisti interni delle risorse umane possono assumersi l’incarico di svolgere l’audit. Se si sceglie questa strada, è essenziale elaborare una lista di controllo e valutare le competenze, il tempo e le risorse necessarie per questa attività. È inoltre fondamentale ottenere il consenso dei principali stakeholder aziendali per avere il supporto necessario successivamente, al momento di attuare i risultati dell'audit.

In alternativa, è possibile rivolgersi a revisori esterni. Questa modalità si rivela necessaria in mancanza di competenze interne o se un sovraccarico di mansioni ordinarie non permette al team delle risorse umane di svolgere altre attività. L’obiettività dell’operazione è senza dubbio tra i vantaggi principali di un audit svolto da revisori esterni, oltre a ridurre o eliminare le tensioni che possono sorgere tra le risorse umane e gli altri reparti.

Quando condurre l'audit delle risorse umane?

Non c’è una regola assoluta su quando condurre un audit delle risorse umane. Il consiglio è di essere proattivi. Generalmente, il momento migliore per svolgere un audit dipende in larga misura dai piani e dal calendario dell’azienda.

Per esempio, l’audit di un hotel è più indicato durante la bassa stagione o all'inizio dell'anno, in modo da monitorare le prestazioni di anno in anno. Oppure, puoi svolgerlo a seguito di uno sviluppo significativo come un'acquisizione, una fusione o un cambio di gestione.

In qualsiasi caso, un audit completo è un'impresa costosa, il che significa che non è possibile effettuarlo più di una volta all'anno. Puoi invece effettuare mini-audit o check-up annuali per monitorare la situazione.

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I vantaggi di svolgere un audit delle risorse umane

Anche se l’audit delle risorse umane non è obbligatorio nella maggior parte delle legislazioni, questa operazione non dovrebbe essere ignorata. Ecco i principali vantaggi di un audit delle risorse umane per la tua attività ricettiva:

L’audit contribuisce a migliorare i processi aziendali, a responsabilizzare il personale e a valorizzarlo.
Audit regolari assicurano alle aziende del settore dei viaggi e del tempo libero di essere sempre conformi alle leggi sull'occupazione e alle normative specifiche di settore.
Gli audit delle risorse umane consentono ai proprietari e ai gestori di hotel/ristoranti di usare i risultati emersi per allineare le policy HR agli obiettivi aziendali.
Un audit efficace può evidenziare eventuali criticità nel processo di selezione, migliorare l'esperienza dei candidati e accrescere l’employer brand.
L’audit può essere di aiuto alle aziende del settore alberghiero nell’eliminare le ridondanze sistemiche che ostacolano le risorse umane e la salute dell'organizzazione.

Prepararsi all’audit delle risorse umane

In vista di un audit delle risorse umane, è importante prepararsi con largo anticipo. Un'adeguata preparazione attraverso un’autoverifica ti permette di identificare le aree critiche prima di chiunque altro. Inoltre, farsi trovare pronti riduce l’ansia in caso di visita a sorpresa da parte degli enti regolatori.

Ecco tre consigli per prepararsi all'audit:

Stila una lista di controllo: prepara una lista di controllo delle aree oggetto dell'audit per un’organizzazione più efficiente, per risparmiare tempo e semplificare gli audit successivi.
Conserva la documentazione: per ogni voce della lista di controllo, individua e conserva i documenti pertinenti in un formato di facile accesso, come i file digitali.
Assicurati che le certificazioni siano aggiornate: lo stato delle certificazioni dei dipendenti è un aspetto che può emergere durante l’audit. Verifica che le certificazioni professionali dei dipendenti siano aggiornate.

Ci siamo? Pronti per affrontare l'audit di compliance delle risorse umane del tuo hotel nel 2023?

Fonti

[1] https://nhglobalpartners.com/spanish-labour-and-employment-law/

[2] https://www.carbonaraapp.com/what-to-know-about-hospitality-legislation/

[3] https://gdpr-info.eu/